De uitdaging in de zorgsector
In zorg en welzijn verandert je planning elke dag: ziekte, last-minute opnames, extra zorgnoden, verschuivende shiften, vervangingen en ad-hoc aanvragen.
Met SOLUTIO maak je roosters en dagplanning haalbaar én aanpasbaar — met één actueel overzicht voor teams, afdelingen en locaties. Registraties gebeuren eenvoudig in de flow, en waar relevant zorgt VIRO voor automatische, correcte verwerking van uren, toeslagen en vergoedingen.
Op papier is er een planning. In de praktijk draait zorg op uitzonderingen. En net daarom loopt het fout wanneer planning, communicatie en registratie versnipperd zijn.
Herken je dit?
- Afwezigheden door ziekte of onverwachte uitval → gaten in de bezetting
- Last-minute wijzigingen door extra zorgvraag, consults, transfers of crisissituaties
- Niet iedereen mag overal: kwalificaties, bevoegdheden, ervaring en teamafspraken bepalen inzetbaarheid
- Meerdere locaties/afdelingen → planning en vervanging vraagt te veel bellen en schakelen
- Veel manueel gepuzzel met Excel, WhatsApp of losse tools → versies botsen
- Registraties komen achteraf binnen → discussie over shiften, pauzes, toeslagen, wachtdiensten, verplaatsingen
- HR en leidinggevenden verliezen tijd aan correcties i.p.v. aan begeleiding en kwaliteit
Zij vertrouwen op SOLUTIO
Eén platform dat roosters en realiteit samenbrengt
Roosters & dagplanning
in één actueel overzicht
Plan teams, shiften en afdelingen visueel, met realtime inzicht in bezetting en wijzigingen.
Snelle herplanning bij uitval
of extra zorgnoden
Bij ziekte, vervanging, extra taken of verschuivingen herrekent SOLUTIO meteen een haalbare planning.
Bevoegdheden, competenties en kwalificaties ingebouwd
Match medewerkers op basis van rollen, kwalificaties, specialisaties en interne afspraken (wie mag wat,
waar en wanneer).
Multi-site & flexibiliteit
zonder chaos
Werk met afdelingen, locaties, mobiele teams en flexpool/uitzendkrachten zonder aparte planningen per eiland.
Registratie en afstemming
in de flow
Registraties en afwijkingen worden direct vastgelegd en gekoppeld aan shift/taak/locatie, zodat de administratie niet “achteraf” moet reconstrueren.
Overzicht voor leiding,
HR en backoffice
Realtime inzicht in aanwezigheid, bezetting, afwijkingen en opvolging, klaar voor verdere verwerking.
Registratie die discussie voorkomt
Medewerkers registreren eenvoudig:
- aanwezigheid en shiftstart/stop, pauzes
- wissels, overnames en uitzonderingen
- wachtdienst, oproepbaarheid en extra prestaties (waar van toepassing)
- notities en bevestigingen die context geven aan afwijkingen
- goedkeuringsflow voor teamlead/leidinggevende
Afsluiten zonder manuele correctierondes
Na goedkeuring stroomt alles door in dezelfde datalijn:
- Minder ruis tussen planning, uitvoering en HR
- Minder manuele correcties en sneller overzicht bij afsluiting
- Waar relevant: payroll-ready via VIRO met automatische verwerking van toeslagen/regels volgens uurregimes en afspraken
Typische voordelen
in zorg & welzijn
Goedgekeurde prestaties gaan automatisch door naar de backoffice.
- Minder roosterstress en minder last-minute “brandjes”
- Betere continuïteit: sneller de juiste vervanging met de juiste bevoegdheid
- Minder telefoons en berichten: iedereen werkt met één actuele waarheid
- Snellere afsluiting en minder discussies over prestaties en toeslagen
- Meer tijd voor zorg, minder tijd voor herstelwerk
Het platform voor moderne industrie- en productiebedrijven
100%
real-time inzicht
Herplanning
in seconden
Ideaal voor shifts
& multi-site
Machines + mensen
+ middelen in één flow
Samsonite – Een succesverhaal
Van Excel-chaos naar slimme planning: hoe Samsonite orde en efficiëntie bracht in zijn logistiek
Uitdaging:
Het Europese distributiecentrum van Samsonite in Oudenaarde verwerkte zijn personeelsplanning nog volledig in Excel. Dat leidde tot fouten, tijdverlies en frustraties door gebrekkige communicatie tussen teamleiders, HR en uitzendkantoren. De complexiteit van meerdere magazijnen, ploegensystemen en tijdelijke krachten maakte de planning onhoudbaar.
Oplossing:
Met SOLUTIO, het planningsplatform van GO-VIRTUAL, digitaliseerde Samsonite zijn volledige personeelsplanning. Het systeem houdt rekening met vaardigheden, beschikbaarheden en rotatievoorkeuren van medewerkers en koppelt rechtstreeks met tijdsregistratie en HR-systemen. Dankzij automatische rotatie, transparante planning en realtime data is het overzicht compleet en foutenmarge minimaal.
Bron: Value Chain Management (oktober–november 2025).
