De uitdaging in de installatie- en dienstensector
Waar serviceplanning in de praktijk vaak vastloopt
Veel bedrijven werken nog met Excel, losse dispatch-tools, WhatsApp en papieren werkbonnen. Dat lijkt werkbaar… tot de realiteit begint te schuiven.
Je dag start met een strak plan. Tot er een spoedinterventie binnenkomt, een afspraak uitloopt, iemand ziek valt of een onderdeel ontbreekt. In installatie en service is planning geen schema, maar een continu bijsturen.
Met SOLUTIO plan je mensen, opdrachten, voertuigen en materiaal in één overzicht. Via de mobiele werkbon registreert het team op de baan meteen correct. En waar relevant zorgt VIRO dat prestaties en vergoedingen achteraf automatisch juist verwerkt worden.
Herken je dit?
Spoed en storingen breken je dagplanning en routevolgorde
Klussen lopen uit of veranderen ter plaatse (extra werk, andere scope)
Materiaal of onderdelen zijn niet mee → extra rit, verliesuren, frustratie bij klant
Communicatie gebeurt via bellen en berichten → niemand heeft nog één “juiste versie”
Registraties komen achteraf → discussie over uren, verplaatsingen, wachttijd, standby
Facturatie en payroll worden “rechtgetrokken” met manuele correcties
Zij vertrouwen op SOLUTIO
Eén flow van dispatch tot goedkeuring
Dagplanning & dispatch
in één actueel overzicht
Plan opdrachten en teams visueel, met realtime
inzicht in bezetting, prioriteiten en wijzigingen
Herplanning zodra
de realiteit wijzigt
Bij ziekte, uitloop, spoed of panne herrekent
SOLUTIO meteen een haalbare planning
Competenties &
certificaten
Match automatisch de juiste technieker op basis van skills, attesten, specialisaties en veiligheidsvereisten
Voertuigen, materiaal
en tools mee plannen
Plan voertuigen, gereedschap, huurmaterialen, keuringen en onderdelen mee zodat teams
niet “voor niets” rijden
Mobiele werkbon &
registratie op de baan
Techniekers registreren ter plaatse uren, verplaatsingen, materiaal, foto’s, checklists en notities, waarbij alles is gekoppeld aan de opdracht
Rapportage & opvolging voor backoffice en projectleiding
Goedgekeurde prestaties zijn meteen bruikbaar
voor opvolging, nacalculatie en verdere verwerking
Afsluiten zonder manueel herstelwerk
Na goedkeuring stroomt alles door in dezelfde datalijn:
- ERP-ready voor opvolging, nacalculatie en facturatie
- Minder manuele correcties en minder verschillen tussen planning en uitvoering
- Waar relevant: payroll-ready via VIRO, met automatische verwerking van toeslagen/regels volgens interne afspraken en sectorlogica
Resultaat
- Minder fouten
- Minder interpretatie
- Snellere afsluiting
- Meer controle voor productie & backoffice
Mobiele registratie die discussie achteraf voorkomt
Teams registreren eenvoudig via de mobiele app:
start/stop per opdracht, pauzes en wachttijd
verplaatsingen en relevante mobiliteitscomponenten
materiaalverbruik en extra werken
foto’s (voor/na), opmerkingen en bijlagen
checklists (veiligheid, oplevering, kwaliteit)
digitale handtekening en bewijs van uitvoering
Resultaat: minder “interpretatie achteraf”, meer controle op uitvoering en kosten.
Voor wie dit ideaal is
HVAC & sanitair
Elektriciteit & installateurs
Telecom, beveiliging, branddetectie
Liften, poorten, onderhoud en interventieteams
Multi-site service met onderaannemers of wisselende ploegen
Het platform voor moderne industrie- en productiebedrijven
100%
real-time inzicht
Herplanning
in seconden
Ideaal voor shifts
& multi-site
Machines + mensen +
middelen in één flow
Samsonite – Een succesverhaal
Van Excel-chaos naar slimme planning: hoe Samsonite orde en efficiëntie bracht in zijn logistiek
Uitdaging:
Het Europese distributiecentrum van Samsonite in Oudenaarde verwerkte zijn personeelsplanning nog volledig in Excel. Dat leidde tot fouten, tijdverlies en frustraties door gebrekkige communicatie tussen teamleiders, HR en uitzendkantoren. De complexiteit van meerdere magazijnen, ploegensystemen en tijdelijke krachten maakte de planning onhoudbaar.
Oplossing:
Met SOLUTIO, het planningsplatform van GO-VIRTUAL, digitaliseerde Samsonite zijn volledige personeelsplanning. Het systeem houdt rekening met vaardigheden, beschikbaarheden en rotatievoorkeuren van medewerkers en koppelt rechtstreeks met tijdsregistratie en HR-systemen. Dankzij automatische rotatie, transparante planning en realtime data is het overzicht compleet en foutenmarge minimaal.
Bron: Value Chain Management (oktober–november 2025).
