Payrollsoftware berekent het loon. Maar wie zorgt dat de input klopt?
Uw payrollpakket verwerkt wat het ontvangt. Het beoordeelt niet automatisch hoe een registratie moet worden opgesplitst, welke mobiliteitsregel geldt of waarom een medewerker recht heeft op een bepaalde toeslag.
VIRO doet die interpretatie vóór payroll, volgens cao’s en interne bedrijfsregels.
Payroll begint niet bij ruwe registraties
Een payrollpakket is geen operationeel registratiesysteem.
Het verwacht dat de gegevens voordien al gecontroleerd, geïnterpreteerd en correct gecodeerd zijn.
Payroll heeft bijvoorbeeld nood aan:
- de juiste looncode
- het correcte aantal uren
- de juiste premie of vergoeding
- goedgekeurde afwezigheden
- gevalideerde correcties
- correcte bedragen en aantallen
Maar tussen een registratie op de werkvloer en een correcte looncode zitten vaak nog heel wat beslissingen.
Daar ontstaat het manuele werk.
Het moeilijke werk gebeurt vóór payroll
Een medewerker registreert acht uur.
Op het eerste gezicht lijkt dat eenvoudige informatie. Maar voor een correcte loonvoorbereiding moeten eerst andere vragen worden beantwoord.
- Werd er gewerkt volgens het normale uurrooster?
- Begon of eindigde de prestatie vroeger of later?
- Zijn bepaalde uren overuren?
- Geldt er een nacht-, weekend- of ploegentoeslag?
- Is verplaatsing arbeidstijd, reistijd of mobiliteit?
- Heeft de medewerker recht op een kilometer- of zonevergoeding?
- Geldt er een specifieke regel voor deze afdeling, onderneming of functie?
- Is de afwijking correct goedgekeurd?
- Moet de prestatie opgesplitst worden over verschillende projecten of activiteiten?
Precies daar zit de rol van VIRO.
Correct rekenen met verkeerde input blijft fout
Payrollsoftware kan technisch perfect functioneren en toch een verkeerd resultaat opleveren.
Niet omdat de loonmotor fout rekent, maar omdat de aangeleverde gegevens onvolledig of verkeerd geïnterpreteerd zijn.
Wanneer bijvoorbeeld gewone uren als overuren worden doorgestuurd, zal payroll die overuren correct berekenen. Het eindresultaat blijft fout.
Hetzelfde geldt voor:
- vergeten toeslagen
- verkeerde mobiliteitszones
- foutieve kilometervergoedingen
- niet-goedgekeurde afwijkingen
- ontbrekende registraties
- dubbel verwerkte prestaties
- uitzonderingen die volgens de verkeerde regel zijn verwerkt
Wie pas bij de loonberekening controleert, ontdekt fouten te laat. Dan volgen correctiebestanden, herberekeningen, vragen van medewerkers en discussies tussen operatie, HR en payroll.
Een koppeling stuurt data door. Ze interpreteert ze niet.
Veel bedrijven proberen de kloof tussen tijdregistratie en payroll op te lossen met een rechtstreekse koppeling.
Dat automatiseert de gegevensoverdracht, maar niet noodzakelijk de loonvoorbereiding.
Een koppeling kan acht geregistreerde uren doorsturen. Ze bepaalt niet vanzelf of die acht uur bestaan uit:
- zes gewone uren en twee overuren
- zeven werkuren en één uur reistijd
- uren met een nachttoeslag
- prestaties met een ploegpremie
- mobiliteit volgens een bepaalde zone
- een uitzondering die eerst goedgekeurd moet worden
Datatransport is geen loonvoorbereiding.
VIRO voegt de ontbrekende logica toe. Het past cao’s, bedrijfsregels en uitzonderingen toe voordat de gegevens naar het payrollpakket of de payroll service provider vertrekken.
Waar gebeurt de loonvoorbereiding vandaag?
Bijvoorbeeld in:
- Excel-bestanden met formules
- correctielijsten voor payroll
- aparte mobiliteitsberekeningen
- e-mails met uitzonderingen
- manuele controles door HR
- notities van ploegbazen en leidinggevenden
- persoonlijke kennis van één payrollmedewerker
- verschillende bestanden per vestiging of onderneming
Een formule wordt overschreven. Een bestand is niet meer actueel. Een uitzondering wordt anders geïnterpreteerd. Een correctie komt na de deadline binnen. Een medewerker met cruciale kennis is afwezig.
- meer herstelwerk
- langere payrollafsluitingen
- meer afhankelijkheid van individuele kennis
- meer looncorrecties achteraf
- meer vragen van medewerkers
- minder grip op personeelskosten
- minder vertrouwen in de cijfers
Wanneer ontbreekt er een laag vóór payroll?
Een afzonderlijke pre-payrollverwerking wordt relevant wanneer u een of meerdere situaties herkent.
In al deze gevallen zit het probleem niet noodzakelijk in het payrollpakket. Het zit in de ontbrekende verwerking ervoor.
VIRO maakt gegevens payroll-ready
Geen dubbele rol. Geen nieuw payrollpakket. Wel een betrouwbaardere flow.
Meest gestelde vragen beantwoord
In dit gedeelte kun je veelvoorkomende vragen efficiënt behandelen.
Nee. VIRO voert de pre-payrollverwerking uit. Het controleert en interpreteert registraties en zet ze om naar correcte payroll-ready output. Het payrollpakket blijft verantwoordelijk voor de eigenlijke loonberekening.
Nee. VIRO levert correcte en gevalideerde gegevens aan de bestaande payroll service provider. Die blijft instaan voor de loonverwerking en payrolladministratie.
Een tijdregistratiesysteem kan geregistreerde uren doorsturen. Dat betekent niet automatisch dat alle mobiliteit, toeslagen, vergoedingen, cao-regels en uitzonderingen correct geïnterpreteerd zijn. VIRO voert die vertaalslag uit.
Een API automatiseert de uitwisseling van gegevens. Ze bepaalt niet noodzakelijk welke loonregel op een bepaalde registratie moet worden toegepast. VIRO zorgt dat de gegevens vóór de uitwisseling correct verwerkt zijn.
Ja. VIRO is ontworpen om gegevens uit bestaande planning-, registratie-, HR- en ERP-systemen te verwerken en payroll-ready output aan te leveren aan de bestaande payrollomgeving.
Laat payroll niet rechtzetten wat voordien fout liep
De meeste payrollproblemen ontstaan niet tijdens de loonberekening.
Ze ontstaan eerder, bij onvolledige registraties, manuele interpretatie, onduidelijke uitzonderingen en verspreide regels.
VIRO brengt die fase onder controle.
Ontdek waar uw organisatie vandaag tijd en geld verliest tussen registratie en payroll.