Le logiciel de paie calcule le salaire. Mais qui s'assure que les données d'entrée sont correctes ?
Votre logiciel de paie traite ce qu'il reçoit. Il n'évalue pas automatiquement comment une inscription doit être divisée, quelle règle de mobilité s'applique ou pourquoi un employé a droit à une certaine prime.
VIRO fait cette interprétation avant la paie, selon les conventions collectives et les règles internes de l'entreprise.
La paie ne commence pas avec des enregistrements bruts
Un logiciel de paie n'est pas un système d'enregistrement opérationnel.
Il s'attend à ce que les données aient déjà été vérifiées, interprétées et correctement codées au préalable.
La paie a par exemple besoin de :
- le bon code de salaire
- le nombre d'heures correct
- la bonne prime ou indemnité
- les absences approuvées
- les corrections validées
- les montants et quantités corrects
Mais entre une inscription sur le lieu de travail et un code de salaire correct, il y a souvent encore beaucoup de décisions à prendre.
C'est là que le travail manuel intervient.
Le travail le plus complexe se fait avant la paie
Un employé enregistre huit heures.
À première vue, cela semble être une information simple. Mais pour une préparation correcte des salaires, d'autres questions doivent d'abord être répondues.
- Le travail a-t-il été effectué selon l'horaire normal ?
- La prestation a-t-elle commencé ou terminé plus tôt ou plus tard ?
- Certaines heures sont-elles des heures supplémentaires ?
- Y a-t-il une prime de nuit, de week-end ou de travail en équipe ?
- Le déplacement est-il du temps de travail, du temps de trajet ou de la mobilité ?
- L'employé a-t-il droit à une indemnité kilométrique ou de zone ?
- Y a-t-il une règle spécifique pour ce département, cette entreprise ou cette fonction ?
- L'écart a-t-il été correctement approuvé ?
- La performance doit-elle être répartie sur différents projets ou activités ?
C'est précisément là que réside le rôle de VIRO.
Un calcul correct basé sur de mauvaises données reste incorrect
Le logiciel de paie peut fonctionner techniquement parfaitement et pourtant produire un résultat incorrect.
Non pas parce que le moteur de paie calcule mal, mais parce que les données fournies sont incomplètes ou mal interprétées.
Lorsque, par exemple, des heures normales sont transmises comme des heures supplémentaires, la paie calculera correctement ces heures supplémentaires. Le résultat final reste incorrect.
Il en va de même pour :
- les primes oubliées
- les zones de mobilité incorrectes
- les indemnités kilométriques erronées
- les écarts non approuvés
- les enregistrements manquants
- les performances traitées en double
- les exceptions traitées selon la mauvaise règle
Celui qui ne vérifie qu'au moment du calcul des salaires découvre les erreurs trop tard. S'ensuivent des fichiers de correction, des recalculs, des questions des employés et des discussions entre l'opération, les RH et la paie.
Un lien transmet des données. Il ne les interprète pas.
De nombreuses entreprises essaient de combler le fossé entre l'enregistrement du temps et la paie avec un lien direct.
Cela automatise le transfert de données, mais pas nécessairement la préparation des salaires.
Un lien peut transmettre huit heures enregistrées. Il ne détermine pas automatiquement si ces huit heures se composent de :
- six heures normales et deux heures supplémentaires
- sept heures de travail et une heure de temps de trajet
- heures avec une prime de nuit
- performances avec une prime d'équipe
- mobilité selon une certaine zone
- une exception qui doit d'abord être approuvée
Le transport de données n'est pas la préparation des salaires.
VIRO ajoute la logique manquante. Il applique les conventions collectives, les règles de l'entreprise et les exceptions avant que les données ne partent vers le logiciel de paie ou le prestataire de services de paie.
Où se fait la préparation des salaires aujourd'hui ?
Par exemple dans :
- des fichiers Excel avec des formules
- des listes de corrections pour la paie
- des calculs de mobilité séparés
- des e-mails avec des exceptions
- des contrôles manuels par les RH
- des notes de chefs d'équipe et de superviseurs
- la connaissance personnelle d'un employé de la paie
- différents fichiers par établissement ou entreprise
Une formule est écrasée. Un fichier n'est plus à jour. Une exception est interprétée différemment. Une correction arrive après la date limite. Un employé avec des connaissances cruciales est absent.
- plus de travaux de récupération
- des clôtures de paie plus longues
- plus de dépendance à la connaissance individuelle
- plus de corrections de salaire rétroactives
- plus de questions de la part des employés
- moins de contrôle sur les coûts de personnel
- moins de confiance dans les chiffres
Quand manque-t-il une couche avant la paie ?
Un traitement pré-paie distinct devient pertinent lorsque vous reconnaissez une ou plusieurs situations.
Dans tous ces cas, le problème ne réside pas nécessairement dans le logiciel de paie. Il réside dans le traitement manquant en amont.
VIRO rend les données prêtes pour la paie
Pas de double rôle. Pas de nouveau logiciel de paie. Une flux plus fiable.
Questions les plus fréquentes répondues
Dans cette section, vous pouvez traiter efficacement les questions courantes.
Non. VIRO effectue le traitement pré-paie. Il vérifie et interprète les enregistrements et les convertit en sortie prête pour la paie correcte. Le logiciel de paie reste responsable du calcul réel des salaires.
Non. VIRO fournit des données correctes et validées au fournisseur de services de paie existant. Celui-ci reste responsable du traitement des salaires et de l'administration de la paie.
Un système d'enregistrement du temps peut transmettre les heures enregistrées. Cela ne signifie pas automatiquement que toute la mobilité, les primes, les indemnités, les règles de la convention collective et les exceptions sont correctement interprétées. VIRO effectue cette traduction.
Une API automatise l'échange de données. Elle ne détermine pas nécessairement quelle règle de paie doit être appliquée à un enregistrement particulier. VIRO s'assure que les données sont correctement traitées avant l'échange.
Oui. VIRO est conçu pour traiter les données provenant des systèmes de planification, d'enregistrement, de RH et d'ERP existants et fournir une sortie prête pour la paie à l'environnement de paie existant.
Ne laissez pas la paie corriger ce qui a mal fonctionné auparavant.
La plupart des problèmes de paie ne surviennent pas lors du calcul des salaires.
Ils surviennent plutôt lors d'enregistrements incomplets, d'interprétations manuelles, d'exceptions floues et de règles dispersées.
VIRO contrôle cette phase.
Découvrez où votre organisation perd aujourd'hui du temps et de l'argent entre l'enregistrement et la paie.