“Kunnen we dat nog snel fixen?”
Het zinnetje dat je pre-payroll gijzelt.
Als “Kunnen we dat nog snel fixen?” bij jullie een normale zin is, dan draait je pre-payroll niet op een proces. Dan draait het op mensen die het elke maand opnieuw rechttrekken.
En da’s exact waarom het zo veel energie vreet. Niet omdat de loonrun moeilijk is. Die doet het sociaal secretariaat wel.
De miserie zit bijna altijd ervoor: in wat jij nog moet verzamelen, controleren, corrigeren en “kloppend krijgen”.
Maandag, 16u48.
Sofie (HR/payroll) zit al in afsluitmodus. Niet omdat ze dat plezant vindt, maar omdat het moet. De input naar het sociaal secretariaat moet eruit. Liefst vandaag nog.
Dan pingt er een bericht binnen van de planning. “Euh… die ploeg van vrijdag. Er is iemand gewisseld. En Jan heeft toch standby gedaan. Kunnen we dat nog snel fixen?”
Sofie zucht. Niet dramatisch. Gewoon… professioneel moe. Ze opent het bestand dat officieel niet “het bestand” heet, maar dat iedereen zo noemt. Een Excel met tabbladen als “DEF”, “NIEUW2”, “correcties_jan” en ergens een kolom die alleen begrepen wordt door wie het ooit gebouwd heeft.
Ze weet wat er nu komt. Altijd hetzelfde ritueel.
- eerst uren vergelijken met registraties
- dan toeslagen reconstrueren (“was het die shift of die andere?”)
- dan mobiliteit afkloppen (“welke werf, welke afstand, welke afspraak, wie was chauffeur, wie was passagier?”)
- dan: “oké, exporteren maar… op hoop van zegen”
En ondertussen tikt de klok. Niet omdat de loonrun moeilijk is. Die loonrun doet het sociaal secretariaat meestal prima.
De stress ontstaat in de stap ervoor. Pre-payroll.
Eerlijk: dit is geen payroll. Dit is schadebeperking.
Veel organisaties noemen dit “payroll”. Maar eigenlijk is het maandelijkse schadebeperking vóór de loonrun. Je ziet het aan één signaal. Als “Kunnen we dat nog snel fixen?” een normale zin is, dan is je proces niet gemaakt om juist te zijn. Dan is het gemaakt om het nét te halen.
Herken je dit? Doe de "Sofie-check"
Lees dit als een spiegel, niet als een checklist. Sofie herkent dit allemaal. Misschien jij ook.
- De laatste week van de maand is er altijd “nog iets”.
- Uitzonderingen (standby, verplaatsingen, overuren, toeslagen) zijn bij jullie geen uitzondering meer, maar routine.
- Correcties gebeuren manueel “omdat het anders niet op tijd lukt”.
- Er is minstens één Excel die kritisch is voor de afsluiting.
- Discussies gaan zelden over geld, maar over bewijs: “waarom kreeg iemand dit wel en iemand anders niet?”
- Regels leven deels in hoofden: “Bij ons doen we dat zo.”
- Als één sleutelpersoon afwezig is, wordt de afsluiting plots spannend.
- De export naar het sociaal secretariaat is soms: “het zal wel ongeveer kloppen, we zien wel.”
Als je hier vaak “ja” denkt, dan heb je geen rekenprobleem. Je hebt een flowprobleem.
Wat
er echt misloopt
Pre-payroll is een keten. Registraties, uitzonderingen, interpretatie, controles, export.
Als controles pas op het einde gebeuren, krijg je iets dat iedereen kent. Kleine afwijkingen stapelen zich op… tot je op het einde niet “verwerkt”, maar redt wat er te redden valt. Daarom voelt maandafsluiting vaak als brandweerwerk.
Niet omdat HR of payroll “niet efficiënt” is. Net omdat ze té efficiënt worden in het oplossen van dezelfde miserie. Maand na maand.
Hoe breek je die
cirkel?
Stop met pre-payroll te draaien als een reddingsoperatie. Maak er een proces van dat ook werkt zonder helden.
- Alle berekeningsregels zitten in het systeem, niet in hoofden.
- Afwijkingen komen boven op dag 3, niet op dag 28.
- “Waarom kreeg ik dit?” is één klik, geen speurtocht.
- Het sociaal secretariaat krijgt input, geen vraagtekens.
Van ruwe registraties naar payroll-klare input
VIRO doet niet de loonrun en is geen sociaal secretariaat. VIRO is een pre-payroll engine: het zet ruwe prestaties (uren, toeslagen, mobiliteit, vergoedingen) automatisch om naar payroll-klare input voor het sociaal secretariaat, conform CAO en bedrijfsregels, met audit trail.
Of in Sofie-taal: “Minder zoeken. Minder corrigeren. Minder discussie. Gewoon door.”