Met intradag herplannen bescherm je je marge in real-time
Een planning die niet kan bijsturen, is geen planning. Het is een screenshot.
De meeste organisaties
maken hun planning alsof de wereld zich netjes gedraagt.
Alsof niemand ziek wordt. Alsof een order nooit wijzigt. Alsof een klant niet
plots belt met “het moet vandaag” ... en dan is het dinsdag.
- 07:12 - iemand meldt zich af.
07:18 - een spoedopdracht komt binnen.
07:30 - een team staat op de verkeerde locatie, omdat de laatste versie “ergens” is blijven hangen.
08:05 - de planner begint te puzzelen, belt rond, past aan, stuurt screenshots… en hoopt dat iedereen dezelfde waarheid ziet.
Dit is exact waarom “automatische
planning” vaak verkeerd begrepen wordt. Het doel is niet: één keer per week een rooster genereren.
Het doel is: doorlopend herplannen zonder chaos, met controle over
impact, regels en communicatie.
De echte vijand:
versie-chaos en interpretatieverschillen
In Excel of losse tools krijg je bijna altijd dezelfde symptomen:
- meerdere versies (“wie heeft de laatste?”)
- veel manuele correcties (met fouten als bijproduct)
- onzichtbare impact (een kleine wijziging veroorzaakt downstream ellende)
- discussie achteraf (uren, toeslagen, verplaatsingen, verantwoordelijkheid)
Wat intradag
herplanning écht betekent
Intradag herplanning is niet “alles omgooien zodra er iets verandert”.
Intradag herplanning betekent:
- Snel een haalbare nieuwe oplossing vinden (binnen de echte constraints)
- Minimale wijzigingen waar mogelijk (planstabiliteit behouden)
- Impact zichtbaar maken: wat verandert er, voor wie, en wat kost het?
- Regels respecteren: skills, certificaten, rusttijden, bezetting, prioriteiten, locaties, materiaal
- Communicatie automatisch laten volgen: de juiste info naar de juiste mensen
Je wil dus niet “een
planning”. Je wil een systeem dat telkens opnieuw, onder druk, terug naar een
werkbare realiteit convergeert.
Intradag herplannen is in de praktijk ook je marge beschermen
Elke last-minute wijziging die je niet meteen opvangt, vertaalt zich bijna altijd naar verlies: stilstand, extra verplaatsingen, overuren, foutieve inzet of laattijdige communicatie. Door tijdens de dag te herplannen met realtime inzicht en snelle herberekening, vermijd je die “marge-lekken” terwijl de operatie nog loopt.
De 4 bouwstenen van
goede intradag herplanning
1) Constraints zijn niet optioneel
Beschikbaarheid, uurroosters, competenties, certificaten, locaties, materiaal, rusttijden… Als je die niet als harde input behandelt, ben je niet aan het plannen, je bent aan het gokken.
2) Prioriteiten moeten expliciet zijn
Spoed boven routine? Key klant boven interne klus? Veiligheid boven snelheid? Een engine kan enkel slim zijn als jij vastlegt wat “winst” betekent.
3) Uitzonderingen moeten een first-class citizen zijn
Ziekte, uitval, vertraging, extra werk, no-show… dat is geen randgeval. Dat is dagelijkse kost.
Goede software heeft daarom flows voor:
- snelle herplanning
- escalaties/goedkeuring
- logging: wie wijzigde wat en waarom
4) Planstabiliteit is een KPI
Iedere wijziging heeft een kost: onrust, miscommunicatie, fouten. Een intradag aanpak moet dus niet alleen “snel herplannen”, maar ook zo weinig mogelijk verstoren.
Hoe meet je of je intradag planning werkt?
Een paar KPI’s die wél iets zeggen:
- Time-to-recover: tijd tussen verstoring en opnieuw haalbaar plan
- Invulgraad: hoeveel shifts/taken effectief ingevuld (met juiste skills)
- Planstabiliteit: aantal last-minute wijzigingen per team/shift
- Overuren & premium hours: stijgen die door ad-hoc beslissingen?
- Operationele ruis: calls/berichten/interrupts die nodig zijn om “het te fixen”
Als die metrics verbeteren, krijg je het effect dat iedereen wil maar moeilijk kan “kopen”: rust.
Een kleine
realiteit-check
Een organisatie met 50–500+ mensen kan vaak nog nét “overleven” op heroïek: één of twee planners die alles in hun hoofd dragen. Maar zodra volume, variatie en uitzonderingen toenemen, wordt heroïek duur:
- hogere foutkans
- hogere stress
- meer afhankelijkheid van individuen
- trager reageren
- meer discussie achteraf
Intradag herplanning is dan geen luxe-feature. Het is continuïteit.
Volgende blog: "Herplannen is pas veilig als je skills kloppen"
Intradag herplannen klinkt geweldig… tot je beseft dat “beschikbaar” niet hetzelfde is als “inzetbaar”. In de volgende blog gaan we daarom naar de basis: skills-based workforce planning—hoe je competenties en certificaten de echte motor van je planning maakt, zonder dat het een administratieve nachtmerrie wordt.
Tijd voor de volgende stap?
Herken je dat “bijsturen” bij jullie vooral neerkomt op brandjes blussen: bellen, schuiven, improviseren en achteraf rechtzetten? Dan is het niet alleen een planningsprobleem, maar een margeprobleem. Want elke wijziging die je niet intradag kan herplannen, wordt bijna altijd betaald in extra tijd, extra kilometers, extra uren en extra discussie, en die kost zie je pas wanneer het te laat is.
Als dat herkenbaar is, is het moment aangebroken om de stap te zetten naar een planning die wél meebeweegt met de realiteit. Met SOLUTIO digitaliseert GO-VIRTUAL je planning zodat intradag herplannen een standaardproces wordt, met één actueel plan en duidelijke communicatie naar teams en klanten. Wil je weten hoe dat er concreet kan uitzien in jouw organisatie? Dan is dit een logisch moment om de volgende stap te nemen.
